バーチャルオフィスの郵送物の全ガイド おすすめ転送サービスは?

多くのバーチャルオフィスでは、届いた郵便物を受け取り、指定の住所へ転送するサービスを提供しています。このサービスにより、物理的なオフィスがなくても、重要な書類や荷物を確実に受け取ることができます。本記事では、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスについて詳しく解説します。

バーチャルオフィスで受け取れる郵送物

バーチャルオフィスで受け取れる郵便物って、どこまでOK？実は、一般的な手紙やハガキだけでなく、書留やレターパックまで対応しているケースも。

通常郵便物、ハガキ

バーチャルオフィスでは、通常郵便物やハガキの受け取りが一般的に可能です。これらは最も基本的な郵便物であり、ほとんどのバーチャルオフィスサービスで対応しています。通常郵便物には、封書や定形外郵便などが含まれます。これらは特別な取り扱いを必要としないため、バーチャルオフィスのスタッフが簡単に受け取ることができます。ハガキも同様に、特別な手続きなしで受け取り可能です。

宅配便（サイズ制限に注意）

バーチャルオフィスでは、一般的に宅配便の受け取りが可能ですが、サイズ制限があることに注意が必要です。多くのバーチャルオフィスでは、受け取れる宅配便のサイズに制限を設けています。例えば、バーチャルオフィス1では、3辺の合計が120cmを超える荷物は受け取ることができません。

このように、運営会社によってサイズ制限は異なるため、利用前に確認することが重要です。

書留郵便、本人限定受取郵便

バーチャルオフィスでの書留郵便と本人限定受取郵便の取り扱いは、サービスによって異なります。多くのバーチャルオフィスでは、簡易書留の受け取りが可能です。

例えば、レゾナンスバーチャルオフィスやGMOオフィスサポートでは、簡易書留を受け取り、利用者に転送するサービスを提供しています。ただし、本人限定受取郵便については、多くのバーチャルオフィスで直接の受け取りができません。これは、本人確認が必要なためです。代わりに、不在票を受け取り、利用者に通知するサービスを提供しているところが多いです。

一部のバーチャルオフィスでは、書留郵便の代理受け取りサービスを提供しています。ユナイテッドオフィスでは、書留郵便やレターパックプラスを受け取り、利用者の最寄りの郵便局へ転送するサービスを行っています。

ただし、現金書留については多くのバーチャルオフィスで受け取りができません。GMOオフィスサポートやバーチャルオフィス東京・銀座など、多くのサービスで現金書留は受け取り不可となっています。

バーチャルオフィスで受け取れない郵送物

バーチャルオフィスで郵便物が受け取れると聞いて安心していませんか？実は、受け取れない郵便物もあるのです。現金書留や本人限定受取、代金引換など、思わぬところに落とし穴が。

現金書留、貴重品

バーチャルオフィスでは、現金書留や貴重品の受け取りは基本的にできません。これは、セキュリティ上のリスクや法的責任の観点から、多くのバーチャルオフィス事業者が受け取りを拒否しているためです。例えば、レゾナンスバーチャルオフィスでは、現金書留郵便や貴重品を含む特殊取扱郵便物、セキュリティパッケージ等の貴重金配送、金券や貴重品の受け取りができません。同様に、GMOオフィスサポートでも現金書留や電信為替の受け取りを行っていません。

内容証明郵便（対応可能な場合も）

内容証明郵便は、バーチャルオフィスによって受け取りの可否が異なります。多くのバーチャルオフィスでは、内容証明郵便の直接受け取りはできませんが、一部のサービスでは対応可能な場合もあります。例えば、バーチャルオフィス東京・銀座では、内容証明郵便は直接受け取ることができません。代わりに不在票での対応となり、不在票を送付またはメールで内容を通知し、利用者自身での受け取りを依頼しています。

一方で、一部のバーチャルオフィスでは内容証明郵便の受け取りに対応しているケースもあります。これらのサービスでは、内容証明郵便を受け取り、利用者に転送するオプションを提供していることがあります。ただし、この場合でも追加料金が発生する可能性があります。内容証明郵便は法的な重要性が高いため、バーチャルオフィス事業者が責任を負うリスクを避けるために受け取りを制限していることが多いです。

そのため、内容証明郵便の受け取りが必要な場合は、契約前にバーチャルオフィス事業者に確認することが重要です。

バーチャルオフィスの郵送物の流れを解説

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、どのように管理され、あなたの手元に届くのでしょうか？

到着～受領：あなたの郵便物が届くまで

バーチャルオフィスに郵便物が届いてから受領するまでの流れは、以下のようになります。まず、郵便局員やその他の配送業者がバーチャルオフィスに郵便物や荷物を届けます。多くのバーチャルオフィスでは、常駐スタッフが郵便物を受け取ります。

1. 郵便物の確認：宛名や内容を確認し、受け取り可能なものかどうかをチェックします。
2. 写真撮影：多くのバーチャルオフィスでは、届いた郵便物の写真を撮影します。これにより、利用者が郵便物の内容を事前に確認できます。
3. 利用者への通知：郵便物が届いたことを、メールやLINE、専用の会員サイトなどを通じて利用者に通知します。
4. 保管：転送や引き取りまでの間、郵便物を安全に保管します。

なお、簡易書留や宅配便など、サインが必要な郵便物の場合は、バーチャルオフィスのスタッフが代理でサインをします。ただし、現金書留や本人限定受取郵便などは受け取れないケースが多く、その場合は不在票を受け取り、利用者に通知します。

利用者は通知を受け取った後、郵便物の処理方法（転送、保管、破棄など）を指示することができます。多くのバーチャルオフィスでは、オンラインの会員サイトを通じてこれらの指示を出すことが可能です。

郵送物を通知するシステムもあり

バーチャルオフィスの多くは、郵便物が届いた際に利用者に通知するシステムを導入しています。この通知システムにより、利用者は郵便物の到着をリアルタイムで把握し、迅速に対応することができます。通知方法は、メール、電話、SMS、LINEなど様々です。

DMMバーチャルオフィスの場合、届いた郵便物の写真を撮影して通知します。これにより、利用者は郵便物に関するすべての情報を共有できます。

GMOオフィスサポートでは、「写真でお知らせ」オプションを提供しています。このオプションを利用すると、郵便物が届くたびにLINEやメールで通知を受け取り、マイページ上で郵便物の表と裏の写真を確認できます。さらに、急ぎの郵便物がある場合は、マイページ上で「即時転送」をリクエストすることも可能です。

転送頻度：週1回？毎日？最適な頻度とは

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスにおいて、転送頻度は重要な選択肢となります。一般的に、週1回、隔週、月1回などの選択肢が提供されており、頻度によって料金が変わります。多くの場合、週1回の転送が標準的なオプションとなっています。これは特に法人にとって適切な頻度と言えます。

例えば、社会保険料の納付書は毎月20日頃に日本年金機構から発送され、支払期限が同月末となっています。週1回の転送であれば、このような重要書類を適時に受け取ることができます。法人設立初年度は特に多くの書類が送られてくるため、週1回の転送がおすすめです。社会保険料の納付書以外にも、決算報告書関連の書類や口座開設の書類、税務署からのお知らせなど、期限の短い手続き書類が届く可能性があります。

一方で、住所だけを使いたい場合は、週1回以外の頻度でも十分な場合があります。例えば、ネットショップの特定商取引法に基づく表記用や、名刺への記載用として住所を利用する場合は、月1回の転送でも問題ないでしょう。転送頻度を選ぶ際は、郵便物の量と重要度、ビジネスの性質と緊急性、コスト、季節変動（繁忙期と閑散期）などを考慮することが重要です。

各バーチャルオフィスを「郵便転送サービス」で比較！

各社の郵便転送サービスを徹底比較し、知られざる特徴や隠れた優良サービスを明らかにします。

郵便転送サービスがあるおすすめのバーチャルオフィスを3つご紹介します。

レゾナンス

物件詳細情報

エリア	浜松町/青山/銀座/日本橋/渋谷駅前/渋谷神宮前/新宿/新橋/横浜
初期費用	6,500円~(入会金+デポジット)
月額費用	990円〜/月
オフィス形態	バーチャルオフィス
運営会社	株式会社ゼニス
登記	登記可能
郵送物	転送可能
会議室利用	可能
受付	なし
法人口座サポート	以下の3銀行と提携 みずほ銀行 GMOあおぞらネット銀行 住信SBIネット銀行

プラン詳細

レゾナンスは、コストパフォーマンスに優れた郵便転送サービスを提供するバーチャルオフィスです。月額990円から利用できる格安料金プランが特徴で、郵便物転送サービスを含んでいます。転送頻度は、月1回転送プラン（月額990円）と週1回転送プラン（月額1,650円）の2種類から選択可能です。どちらのプランでも、郵便物の写真通知サービスが無料で付いており、スマートフォンから郵便物の内容を確認できます。転送料金は、100gまでの普通郵便なら200円～500円、レターパックなら500円となっています。

また、即日転送サービスも用意されており、1回500円+送料で利用できます。さらに、月額1,100円の「郵便物都度転送オプション」を追加すれば、より経済的に即日転送を利用できます。

レゾナンスの特徴的なサービスとして、不要な郵便物の破棄指示が可能な点が挙げられます。これにより、不要なDMなどの転送料金を節約できます。また、郵便物の管理はオンラインの会員専用ページから行えるため、転送依頼や配送状況の確認が容易です。さらに、転送先の住所を自由に設定できる点も利便性が高いと言えます。

GMOオフィスサポート

物件詳細情報

エリア	渋谷/新宿/銀座/青山/目黒/秋葉原/横浜/ 名古屋/大阪梅田/京都/神戸/福岡博多/福岡天神
初期費用	0円
月額費用	660 円〜/月
オフィス形態	バーチャルオフィス
運営会社	GMOインターネットグループ株式会社
登記	登記可能
郵送物	転送：可能
会議室利用	不可
受付	なし
法人口座サポート	GMOあおぞらネット銀行と連携

プラン詳細

GMOオフィスサポートは、コストパフォーマンスに優れた郵便転送サービスを提供するバーチャルオフィスです。転送頻度に応じて4つの料金プランが用意されており、月1回転送プランは月額1,650円、隔週転送プランは月額2,200円、週1回転送プランは月額2,750円となっています。特筆すべき点は、150g以内の郵便物は無料で転送されることです。これは他のバーチャルオフィスと比較して大きな利点となっています。150g超4kg以内の郵便物は440円/通、4kg以上は実費での転送となります。転送のタイミングを柔軟に選べることも特徴です。

定期転送に加えて、「スグ転送」オプションがあり、550円/回で即時転送が可能です。また、LINEを通じて郵便物の到着通知を受け取ることができ、効率的な郵便物管理が可能です。

ワンストップビジネスセンター

初期費用	10,780円
月額費用	5,280円〜/月
オフィス形態	バーチャルオフィス
運営会社	株式会社ワンストップビジネスセンター
登記	登記可能
郵送物	転送可能
会議室利用	可能
受付	なし
法人口座サポート	連携している銀行(みずほ銀行)の紹介あり

プラン詳細

ワンストップビジネスセンターは、コストパフォーマンスに優れた郵便転送サービスを提供するバーチャルオフィスです。特筆すべき点は、1通あたり100gまでの郵便物を無料で転送できることです。

これは、長3封筒にA4用紙23枚が入る量に相当し、ほとんどの郵便物が無料転送の対象となります。転送頻度は毎週水曜日となっており、定期的な郵便物管理が可能です。また、営業時間内（平日10時～18時）であれば、店舗での直接引き取りも可能となっています。100gを超える宅配物については有料転送となり、レターパックライト（550円税込）またはヤマト運輸の宅急便（着払い）で発送されます。急ぎの郵便物に対しては、オプションサービスとして最短即日転送も提供されています。郵便物の管理においては、独自の郵便管理システムを使用しており、郵便物の到着ごとに顧客へ報告が行われます。

さらに、平日11時・13時・15時・17時に自動配信で到着報告がなされ、会員専用サイトで差出人・表書・品名・大きさなどの確認が可能です。ワンストップビジネスセンターでは、2024年11月から一部店舗で「当日バイク便受取」サービスの試験導入も開始しており、さらなる利便性向上を目指しています。

バーチャルオフィスの郵送物に関する疑問を解決

バーチャルオフィスの郵送物に関する疑問を徹底解説し、あなたのビジネスをサポートします。

Q&A：急ぎの郵便物をすぐに受け取るには？

多くのバーチャルオフィスではスポット転送というサービスを提供しています。これは通常の定期転送とは別に、特定の郵便物だけを即時に転送してもらえるオプションです。急ぎの書類が届いた場合などに利用できます。また、来店受取も可能な場合があります。バーチャルオフィスに直接訪問して郵便物を受け取る方法です。ただし、事前予約が必要だったり、利用できない店舗もあるため、事前に確認が必要です。さらに、一部のバーチャルオフィスでは24時間郵便物受取ポストや時間外郵便物受取ポストといったサービスを提供しています。

これらを利用すれば、営業時間外でも郵便物を受け取ることができます。GMOオフィスサポートなど一部のサービスでは、「写真でお知らせ」オプションを提供しています。このオプションを利用すると、郵便物が届いた際にLINEやメールで通知が来るため、急ぎの郵便物があることをすぐに把握できます。さらに、マイページ上で郵便物の写真を確認し、必要に応じて即時転送を依頼することも可能です。

Q&A：退会後の郵送物はどうなる？

一般的に、バーチャルオフィスを退会した後に届いた郵便物は、宛先不明として送り主に返送されます。通常の引越しの場合は郵便局に転居届を提出することで、旧住所宛ての郵便物を新住所に転送してもらえますが、バーチャルオフィスの場合はこの方法が使えません。ほとんどのバーチャルオフィスサービスでは、転居届の利用を認めていません。これは、バーチャルオフィスには実体がないため、郵政法の観点から転居届が受理されないことが理由とされています。

特に、税金や社会保険関連の書類など、重要な郵便物については、確実に受け取れる住所に変更しておく必要があります。また、退会後もウェブサイトや名刺、パンフレットなどにバーチャルオフィスの住所が残っていないか、十分に確認することが大切です。退会後に住所の使用が発覚した場合、違約金や使用料、遅延損害金が請求される可能性があります。

バーチャルオフィスによっては、退会後の郵便物の扱いについて特別なサービスを提供しているところもあります。例えば、一定期間内であれば郵便物の転送や保管を行うサービスもあるかもしれません。退会時には、利用していたバーチャルオフィスの規約や退会手続きについて十分に確認し、郵便物の扱いについても明確にしておくことが賢明です。